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Guides pratiques

Découvrez et comparez les fonctionnalités de 16 solutions virtuelles pour vos futurs événements

Ce document contient de l’information détaillée sur 16 solutions virtuelles et quelques autres solutions susceptibles de répondre à vos besoins en organisation d’événements virtuels ainsi qu’une liste de solutions additionnelles n’ayant pu faire partie d’une analyse exhaustive. L’information sur celles-ci est donc plus fragmentaire.

Les solutions virtuelles pour les événements se développent à vitesse grand V, c’est pourquoi une fonctionnalité peut ne pas être disponible aujourd’hui dans une plateforme, mais le sera peut-être demain. Posez des questions, car de façon générale les gestionnaires de solutions virtuelles en place peuvent trouver des façons de faire pour vous aider à répondre à vos besoins.

Cette grille contient plus de 40 fonctionnalités regroupées en 3 types de solutions.

– B2B2GO
– PAIR CONNEX
– FANSLAB
– iLLUXI
– SWAPCARD

– SBI AV
– PQM.NET
– AGENCE WEBDIFFUSION
– DIGICAST
– CREATIVLIVE
– ESPACE YOOP

– UMANIZE
– SVI – SALON VIRTUEL INTERACTIF
– PRO-X-EVENT
– CONNEXION.TV
– CONGRÉCO

WEB DIFFUSION, VIDEOCONFERENCE OU WEBINAIRE

– BIGMARKER
– BIZZABO
– BLUEJEANS
– ECAMM
– GOOGLE MEET
– LIVESTORM
– MELON
– MICROSOFT TEAMS
– PREZI
– REFLEX INTERACTIONS
– RESTREAM
– SPARKLING
– STRAMYARD
– VIRTUAL CONFERENCE
– WEBEX
– WHEREBY
– ZOOM

IMMERSIF 3D

– DIGIFACT
– MEETYOO
– NEXTECH AR
– PRODIGIO
– SALON VIRTUEL 3D
– VFAIRS

SHOWS VIRTUELS

– LA TRAME
– LIVE DANS TON SALON
– LIVETOUNE

PLATEFORMES D’ÉVÉNEMENTS

– EVENTBOUM
– HOPIN

Bien démarrer un événement virtuel - 100 questions à poser

La préparation d’un événement virtuel requiert une évaluation exhaustive des besoins. Un événement virtuel ne peut être pensé comme un événement présentiel. Bien que le virtuel offre maintenant beaucoup de possibilités, il peut aussi avoir ses limites.

Ce document propose 100 questions qui peuvent toutes avoir un impact sur le choix de la solution technologique que vous ferez. Il a été développé tant pour les planificateurs d’événements professionnels que pour les organisations désireuses de planifier elles-mêmes leurs événements. Il se veut un outil de référence, donc adaptez-le à vos besoins.

Plus vous poserez de questions, plus votre choix technologique sera adapté à vos besoins. Aujourd’hui, les solutions offrent plusieurs fonctionnalités très intéressantes, mais les éléments les plus importants sont la programmation et le nombre de conférences en simultanées. Ces éléments auront un impact important sur le coût, car une salle de conférence grand groupe requiert un seul technicien opérateur, mais trois (3) salles de conférences en simultané, requièrent généralement 3 techniciens opérateurs, donc pensez-y !

– Nom de l’événement
– Date prévue de l’événement
– Type d’organisation (ex. association professionnelle, OBNL, entreprise privée, etc)
– Secteur d’activité (construction, médecine, etc.)
– Nombre de participants attendus
– Type d’événement (Congrès, exposition, formation, gala, etc.)
– Public cible (réseau fermé, grand public ou les deux, autre)
– Marché visé: (local, régional, provincial, national, international)
– Budget prévisionnel prévu pour l’événement
– Durée de l’événement
– Événement gratuit ou payant ou les deux
– Description de l’événement
– Fuseaux horaires variés (visiteurs/conférenciers)
– Formule de l’événement (100 % virtuel ou hybride)
– Événement 100% en direct (live), 100% préenregistré ou les deux

– Horaire et programmation préliminaire (horaire, nombre de conférences, ateliers, formations, etc.)
– Nombre de personnes ayant à prendre la parole (président, ministre, invité d’honneur, etc.) autre que les conférenciers
– Nombre de conférences grand groupe (une seule conférence à l’horaire)
– Nombre de conférenciers par conférence grand groupe
– Durée moyenne des conférences grand groupe
– Période de questions lors des conférences grand groupe
– Durée de la période de questions des conférences grand groupe
– Nombre d’ateliers en simultané (plusieurs ateliers en même temps à l’horaire)
– Nombre de conférenciers par ateliers en simultané
– Durée moyenne des ateliers en simultané
– Période de questions lors des ateliers en simultané
– Durée de la période de questions des ateliers en simultané
– Nombre de salles de rencontre (breakout room) pour petit groupe
– Durée moyenne des salles de rencontre
– Nombre de salles pour rencontre privée (rencontre un à un)
– Autres activités (Cocktail, remise de prix, Dj, pause active, etc.)
– Prévoyez-vous des activités préévénement (Webinaire, capsule vidéo, ateliers, etc.)

– Méthode utilisée pour les inscriptions (via la plateforme, votre site web, billetterie en ligne, formulaire en ligne, autres)
– Formules des ventes (programme complet, à la journée, à la conférence, etc.)

– Animateur-trice de l’événement (de votre organisation ou professionnel)
– Besoin d’un devis pour un ou une animateur-trice professionnel-le

– Est-ce que les conférenciers utiliseront des présentations PPT ou autres supports
– Si oui, le ou lesquels (PPT, Prezi, sondage en direct, etc.)
– Est-ce que vous souhaitez rendre disponibles les présentations PPT après l’événement
– Est-ce que vous souhaitez enregistrer le contenu des conférences pour les rendre disponibles après l’événement
– Besoin de garder la plateforme en ligne active quelques jours après l’événement
      – Si oui, combien de jours
      – Section des conférences enregistrées, volet exposition ou les deux

– Besoin d’accompagnement pour revoir votre stratégie de commandite en mode virtuel
– Besoin d’accompagnement pour le développement d’un plan des commandites
– Besoin d’accompagnement pour les ventes des commandites
– Besoin d’accompagnement pour le suivi des commanditaires (cueillette de matériel, logo, etc.)
– Date prévue du début des ventes des commandites

– Livraison de boîtes repas ou cocktail aux participants
– Livraison de cadeaux corporatifs aux participants
– Gestion de la livraison par l’organisation ou l’agence

– Aurez-vous un volet exposition
– Nombre de kiosques
– Nombre de représentants par kiosque
– Possibilité de personnaliser le kiosque des exposants
– Boutique en ligne ou transactionnelle à même le kiosque
– Intégration de PDF à télécharger par les participants
– Intégration de liens vidéo de l’exposant
– Intégration de liens médias sociaux de l’exposant
– Présentation de produits en 3D et vues diverses ou réalité augmentée
– Clavardage en direct entre l’exposant et les participants
– Prise de rendez-vous privés entre l’exposant et les participants
– Vidéos chat entre l’exposant et les participants
– Statistiques d’achalandage pour les exposants
– Suivi avec les exposants (récupération du matériel, formations, tests, etc.) par l’organisation ou l’agence

– Graphisme (pour personnalisation de la plateforme)
– Traduction du contenu
– Tournage pour les éléments préenregistrés
– Montage vidéo pour les éléments préenregistrés
– Suivi avec les conférenciers (demande et cueillette des présentations)
– Rédaction du protocole d’animation pour l’événement
– Création et gestion du cahier de charges et du scénario technique
– Recherches d’activités ou d’animations pour l’événement

– Location d’un studio
– Ville où le studio doit se trouver
– Aménagement du studio

– Affichage du programme de l’événement sur la plateforme
– Horaire personnalisé pour chacun des participants
– Plateforme adaptative (mobile et tablette)
– Application mobile Androïd ou IOS
– Maillage intelligent entre participants
– Chat (texte) interactif entre participants
– Vidéos chat entre participants
– Jeux, quiz interactifs ou sondage
– Système de votation pour AGA
– Langue(s) nécessaire(s)
– Traduction simultanée
– Sous-titrage dans une autre langue
– Interprète dans une autre langue
– Notifications (horaire, rencontre, etc.) sur la plateforme
– Notifications (horaire, rencontre, etc.) par courriel
– Personnalisable aux couleurs de l’événement
– Espace dédié pour positionner les commanditaires
– Intégration des commanditaires dans l’ensemble de l’interface
– Logos des commanditaires cliquables (hyperlien)
– Contrôle des heures pour les certificats de formation continue
– Statistiques détaillées pour les conférences, partenaires et commanditaires
– Encan silencieux
– Possibilité d’avoir un système de table (style banquet)
– Sondage de satisfaction post-événement (Questions destinées aux participants et/ou exposants)
– Streaming en direct (live) sur vos réseaux sociaux (Facebook, Youtube, Vimeo, etc.)

 

– Programme et horaire de l’événement
– Guide de l’exposant
– Guide du visiteur
– Échéancier
– Plan de commandites
– Plan de communications

Réussir sa vidéoconférence - Guide pratique du conférencier virtuel

Comme conférencier.ère, lorsque vous êtes invité à faire une présentation dans un événement présentiel, vous prenez le temps de vous préparer, de vous faire beau ou belle, de vérifier et repasser votre présentation afin de donner une bonne performance à l’auditoire, car vous êtes devant les participants.

En mode virtuel c’est la même chose. Il est important de préparer vos équipements et votre environnement afin que votre prestation soit digne de votre expertise. Être à la maison ou au bureau devant votre ordinateur n’est pas une raison pour négliger l’aspect professionnel de votre prestation.

Dans ce guide nous verrons quelques notions pour vous permettre de bien paraître lors de vos interventions en mode virtuel. Quelques minutes de préparation vous permettront d’augmenter l’expérience des gens qui vous écoutent. Dans ce guide, nous verrons les principaux éléments à vérifier pour un rendu final de bonne qualité.

– La caméra
– Le micro
– L’éclairage
– L’arrière-plan
– L’angle de caméra
– Le cadrage

– Les tests pré-événement
– Le signal Wifi
– Le VPN
– Le navigateur Google Chrome

– Trouvez-vous un endroit privé et fermé le temps de votre présentation;
– Fermer la porte de votre bureau si possible;
– Aviser les membres de votre famille ou vos collègues que vous êtes en mode présentation pour éviter d’être dérangé;
– Fermer tous les programmes ouverts sur votre ordinateur, afin de n’avoir que votre interface de présentation;
– Mettre votre cellulaire en mode avion. Ainsi, vous ne recevrez pas d’appels ou de notification qui pourraient vous déranger;
– Sortir les animaux de compagnie de la pièce.

– Le partage d’écran
– La mise en onde par l’équipe technique
– Les vidéos
– Les liens Web externes
– Les sondages interactifs
– Les animations, transitions et le son
– Format 4:3 ou 16:9
– Modifier le format d’une présentation